Nedlukningen var dog ikke ensbetydende med stilstand. Trods forbud mod publikumsbesøg i lange perioder var arkivets faste personale ikke hjemsendt, så bag de lukkede døre blev der arbejdet med løbende drift, registrering af arkivalier og billeder og ikke mindst besvarelse af forespørgsler. Henvendelser fra borgere og myndigheder var fuldt oppe i gear, og telefonen ringede livligt. Nogle dage kunne det tage en hel dag at holde arkivets mail-boks nede. Meget talte for elektronikken også i lukkeperioderne – webshoppen kom således handy ind, da den åbnede for click- og collect-handel, som forvandlede uhygiejniske kontanter til digitale transaktioner. Kun arkivets frivillige var hjemsendt, da de blev anset for at være i risikogruppen, og denne hjemsendelse ramte bl.a. indtastningerne af diverse kilder til genskabelse af Esbjerg Kommunes folkeregister 1924-1945. Derfor lykkedes det ikke at komme helt i hus med indtastningerne inden projekt-ophør, selv om et ekstra ”corona-tilskud” fra Johan Hoffmann-Fonden forlængede projektlederens ansættelsen til 15. januar 2022.
Privat-arkivområdet
Esbjerg Byhistoriske Arkiv modtog 138 afleveringer. Coronaen havde åbenbart fået mange borgere til at rydde op i deres gemmer og fundet billeder og arkivalier frem, som de ikke længere skulle bruge. Heldigvis afleverede de arkivalierne til Esbjerg Byhistoriske Arkiv og ikke til »småt brændbart« på genbrugspladsen.
Der blev oprettet 105 arkivfonde og registreret 5.601 billeder, som ikke har været digitalt søgbare før. Desuden blev er oprettet 15 billedserier, to lydfiler og 15 film. Der er ligeledes registreret 316 udklipssamlinger, en tegning, 15 plakater og 92 småtryk. Allerede eksisterende udklipsregistreringer er blevet suppleret med nyt indhold, men det fremgår ikke af statistikken.
Arkivfondene dækker over en række personarkiver samt Esbjerg Journalistklub, Jerne Sogns Hesteforsikring, Forum Beboerforening, Pensionistforening af 1939, Sædding Varmeværk samt en lang række DGI-arkiver, som er blevet registreret af frivillige fra DGI.
Billederne dækker bl.a. over Ri-Bus-konflikten, ejendomsbilleder fra Esbjerg Ugeavis, fotos fra fotograf Paul Bølling, der også blev brugt i forbindelse med bogen »Dengang under krigen«. Herudover blev der løbende registreret billeder fra arkivets såkaldte »gamle samling«, og der blev fortsat med omregistrering og digitalisering af arkivets dias-samling.
Et af de billeder, der blev bragt på plads i forbindelse med udgivelse af bogen Dengang under krigen, var dette foto fra 20. marts 1944. Trods krig og besættelse var der kommet appelsiner til Esbjerg. Frugthandler Johs. Meier i Kongensgade reklamerede i den anledning med gratis appelsiner til byens ungdom. Mindst 1.000 børn kunne gratis afhente en appelsin i forretningen. Og sådan så det ud kl. 8 om morgenen. Politiet måtte rykke ud med tre mand for at regulere tilstrømningen.
Foto: Paul Bølling. EBA 33998-008.
Desuden blev en lang række billeder, som var tekst-registreret i Arkibas, men ikke havde et digitalt foto tilknyttet, forsynet med et billede. Det skyldes f.eks. forespørgsler om adgang til at se det pågældende foto. Antallet af disse registreringer kan ikke gøres op og indgår derfor ikke i statistikken, men antallet af digitaliserede billeder voksede stødt. Den 17. august rundede vi 120.000 digitaliserede billeder i Fotoweb.
Formidlingsmæssigt blev traditionen med udstillingen Fra alle jer til os genoptaget efter et års pause. Her blev forskellige billeder, afleveret i løbet af 2020 og 2021, benyttet til en udstilling. Der blev også tid til Esbjerg-Kalenderen 2022 samt bogen Dengang under krigen, der er en kronologisk skildring af Esbjerg under 2. Verdenskrig. Her blev en lang række af arkivets billeder fra perioden identificerede og benyttet som illustrationer. Den spændende bog udkom i maj 2021 og blev årets sællert.
Sektionen for offentlige arkivalier (§7-sektionen)
Året igennem blev der foretaget et stort arkivordnings- og registreringsarbejde. Den ubetingede største ordningsopgave var den fortsatte ordningen af det mere end 200 hyldemeter store byggesagsarkiv fra Byggeri, som efter endt skanning i Polen landede i Esbjerg Byhistoriske Arkiv og blev påbegyndt ordnet i 2020.
Efter sortering af de mange byggesager i ejerlav- og matrikelnummerorden var næste fase i ordningen at pakke sagerne i arkivæsker samt registrere æskernes indhold. Ved årets udgang var der pakket ca. 2.100 arkivæsker. Arbejdet forventes afsluttet kort ind i det nye år, hvorefter sidste fase med etikettering kan påbegyndes.
I foråret 2020 besluttede Teknik & Miljø/Byggeri at få den sidste rest byggesagsarkiv på Rådhuset digitaliseret. De mere end 200 hyldemeter byggesager blev skannet hos PostNord i Fredericia og Polen i løbet af maj og juni. I juli modtog Esbjerg Byhistoriske Arkiv alle originalerne, som efter sortering her ligger i arkivets magasiner under Hovedbiblioteket og venter på at blive pakket i arkivæsker.
Foto: Torben Meyer. EBA Q26222-041.
Sideløbende med byggesagsarkivet blev der året igennem ordnet og registreret arkivalier fra følgende skoler og institutioner: Kvaglundskolen, Bryndum Skole, Ådalskolen, Bakkeskolen, Hjerting Skole, Præstegårdsskolen, Vestervangskolen, Blåbjerggårdskolen, Valdemarskolen, Skads Skole, Boldesager Skole, Bakkevejens Skole, Vittenbergskolen, Vesterhavsskolen, Tandplejens Kontor, Vestkysthusene og Ribelund. Endvidere blev der i fjernarkivet i Ribe foretaget en ordning, rensning og pakning af børnesagerne fra Ribe Kommune samt påbegyndt en bevarings- og kassationsgennemgang af Ribe Kommunes personalesagsarkiv. Ydermere blev der i løbet året påbegyndt sortering, ordning og rensning af arkiverne fra Bryndum og Skads sognekommuner.
En anden væsentlig opgave i løbet af 2021 var de mange ekspeditioner, der blev foretaget til såvel den kommunale forvaltning som borgere. I lighed med de foregående år modtog arkivet en hel del ansøgninger fra borgere, som ønskede at se deres egne sager fra kommunens arkiver. Ud over fremfinding af sagerne i arkiverne bestod arbejdet i at screene de ofte omfangsrige sager inden udlevering til borgerne. Langt størstedelen af ansøgningerne drejede sig om adgang til borgernes egne børnesager. Som noget nyt blev der i løbet af året også modtaget enkelte ansøgninger om dokumentation til ansøgning om tidlig pension – den såkaldte »Arne-pension«. Desuden er der året igennem ekspederet en del kopier af afgangsbeviser fra Esbjerg Kommunes folkeskoler samt foretaget et større antal folkeregisterundersøgelser, oftest i forbindelse med arvingeundersøgelser for advokater eller Rigsarkivet.
Arkivekspeditionerne til den kommunale forvaltning drejede sig for mange ekspeditioners vedkommende om fremfinding og skanning af sager og dokumenter fra især miljøsager. Herudover blev der ekspederet arbejdsmarkedssager, pensionssager, personalesager, byplansager samt sager og dokumenter fra de arkiverede IT-systemer e-Doc og NetsagBorger.
Sideløbende med ordnings- og ekspeditionsopgaverne bød året på flytning og omrokering af arkivalier. I begyndelsen af året blev flytningen af et ca. 150 meter stort Teknik & Miljøarkiv fra Ribe til rådhusarkivet afsluttet. Efterfølgende blev der igangsat en omrokering af arkivalier i rådhusarkivet, hvilket tømningen af tre byggesagsarkivrum i 2020 havde gjort mulig. Hermed var der også plads til de papirarkivafleveringer, der blev modtaget i løbet af året. De kom bl.a. fra Vej & Park, Vittenbergskolen, Brand & Redning, Lønservice, Kultur & Projekt, Kvaglundskolen og Natur & Vandmiljø. Herudover blev der modtaget en 25 flyttekasser stor aflevering fra Kommunikation & Hjælpemidler.
Af digitale arkivalier – e-arkivet – foregik det første halve år hovedsageligt som hjemmearbejde grundet øgede corona-restriktioner og for at imødekomme anbefalingen om at arbejde hjemmefra for ansatte med mulighed herfor. I hjemmearbejdsperioden blev arbejdet med test af arkiverede IT-systemer – de såkaldte arkiveringsversioner – i høj grad intensiveret. Der blev også brugt megen tid på at få det store system KMD Sag fra Esbjerg Kommune gjort klar til arkivering. KMD Sag skulle efter planen afleveres i august måned, men blev forsinket til november på grund af udfordringer med systemets store dokumentmængde på 5.000.523 dokumenter. Ud over KMD Sag blev der i løbet af året modtaget 16 arkiveringsversioner fra arkivets seks samarbejdskommuner, hvoraf mange er større, dokumentbærende arkiveringsversioner, herunder Acadre, KMD Sag og KMD Care. Den største arkiveringsversion i testkøen er på otte terabytes. Samlet set er der i løbet af året godkendt 20 arkiveringsversioner, ni afventer respons og to er under behandling. Arkivet råder nu over i alt 20 terabytes godkendte data og dokumenter, og mængden forventes eksponentielt stigende, når de store arkiveringsversioner i arkivets testkø behandles og til sidst godkendes.
E-arkivet har de seneste år arbejdet med en nytænkning og omlægning af strategien for opbevaringen af arkiveringsversionerne. Dette arbejde fortsatte på planlægningsstadiet i løbet af året og forventes intensiveret i det kommende år. Konkret blev der dog arbejdet med arkivets fysiske sikkerhedsbevaringskopier af de godkendte arkiveringsversioner på harddiske. Disse har nærmet sig enden af deres levetid, og derfor blev alle godkendte arkiveringsversioner på harddiske i løbet af året migreret over på nye større og mere stabile medier.
Andet halvår af 2021 bød på opstart af flere store opgaver og projekter. Der blev taget hul på arbejdet med at klargøre Esbjerg Kommunes ESDH-system Acadre til arkivering. Med udsigten til at skifte til et nyt ESDH-system i 2022 blev der lagt et stort arbejde i oprydning og periodisering af Acadre og genoptagelsen af arkiveringen af den forrige periodisering. Et andet projekt for E-arkivet var arbejdet med at udforme en PDF til XML scanner app. Formålet er at indskanne byrådsprotokoller til en database og efterfølgende gøre databasen søgbar på arkivets hjemmeside. Projektet forventes for alvor rullet ud i løbet af det kommende år, hvor en af arkivets frivillige vil forestå skanningen. Et yderligere projekt, der for alvor begyndte at tage form i efteråret 2021, var projekt Datagenskaber (tidligere kendt som genrejsningsværktøj). Datagenskaberen er en applikation, som skal gøre det muligt at søge effektivt og hurtigt i de mange – og efterhånden meget store – godkendte arkiveringsversioner. Projektet blev igangsat i samarbejde med kommunens IT-afdeling, og kort før jul blev der indgået aftale og afholdt opstartsmøder med det IT-firma, der skal udvikle applikationen. Arbejdet fortsætter i det nye år, og datagenskaberen forventes færdig og fuldt funktionel i slutningen af 2022.
Fotografafdelingen
Arbejdet i fotografafdelingen har for den ene fotografs vedkommende været koncentreret om digitaliserings- og affotograferingsopgaver for Esbjerg og Ribe Byhistoriske arkiver.
Den anden fotograf har fortrinsvis fokuseret på aktuelle opgaver for Esbjerg Kommunes Kommunikationsafdeling og de kommunale områder til brug for pressemeddelelser, information på de sociale medier og dokumentation af aktiviteter. Nævnes kan bl.a. info-film områdefornyelse i Esbjerg Bymidte Vest og Ribe (for Byplan), info-film om plejefamilier og aflastningsfamilier (for Social barn-ung-voksen), info-film om rygestop (for Sundhedsfremme & Forebyggelse) og optagelser til info-film om tillidsbaseret ledelse (for Personale & Udvikling). Af andre produktioner kan nævnes info-film om covid-19 vaccine, som skulle laves på tre forskellige sprog (for Sundhedsfremme & Forebyggelse), info-film for Nordic Safe Cities (for SSP Forebyggelse & Vejledning), info-film om fritidsjob (for Fritid Sundhed & Omsorg), info-film om første skoledag (for Børn & Kultur), info-film om Tall Ships Races 2022 (for Eventsekretariatet), rekrutteringsfilm for Ansgarskolen og info-film om undervisningsmateriale til Grænsestien (for Esbjerg Byhistoriske Arkiv/Ribe Byhistoriske Arkiv og MYRTHUE).
I løbet af året er der for Teknik & Miljø blevet fotograferet og filmet alle de steder, hvor kommunerne har lavet nye udstykninger af byggegrunde.
Udstykning af byggegrunde på Ejlif Krogagers Vej i Tjæreborg var ét af de områder, der blev dokumenteret i 2021.
Foto: Torben Meyer. EBA Q26885-041.
Til kommunens hjemmeside Esbjerg.dk er der blevet leveret fotos om alle kommunale kirkegårde, Myrthue, alle kommunale botilbud og naturområder i kommunen samt alle CSV-afdelinger.
I 2021 blev der også taget luftfotos fra helikopter over udvalgte steder i Esbjerg Kommune ud fra bestillinger fra forskellige afdelinger i kommunen.
Der blev desuden fotograferet i forbindelse med følgende arrangementer og events: Festugen, Bifald Festival, Billedkunstens Dag, byrådspolitikerne på visionsrundtur, Esbjerg monument lægger arm til en bedre verden, Projekt 6705+Statens Kunstfond, Post Nord Danmark Rundt, Naturprojekt på Mandø, regentbesøg, byrådsvalg og nye portrætter af byrådsmedlemmerne.
Fra Bifald-festivalen på Platformen i august 2021.
Foto: Torben Meyer. EBA Q26896-041.
For Esbjerg Kunstmuseum blev der løst fotoopgaver som affotografering af værker til publikationer og pressemeddeler eller af værker, som museet skulle låne ud. For Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev der løst opgaver som fotodokumentation af nedrivning af bygninger, opførelse af bygninger og andre synlige forandringer i gadebilledet. Desuden er optagelserne blevet registreret i arkivets fotosystem Fotoweb. Desuden er der foretaget teknisk tjek på indleverede digitale fotos til arkivet med henblik på arkivering. Endelig er der arbejdet med arkivering af video-optagelser, der er blevet digitaliseret.
Formidling
På grund af Corona-nedlukningerne kørte arkivets normale formidling på lavt og ujævnt blus: Kurser og foredrag blev slet ikke annonceret eller afholdt i foråret, men byvandringer kom i gang i sommermånederne. Med god tilslutning, men ikke i et omfang som i 2020, for i 2021 var der blevet åbnet for rejser til udlandet, hvad mange benyttede sig af.
I eftersommeren var esbjergenserne parate til at samles indenfor igen, som det f.eks. kom til udtryk torsdag, den 23. september om aftenen, hvor Foreningen Mennesker Mødes samlede 140 personer til et foredrag om Østerklev. Arkivets egne arrangementer kom også i gang igen i efteråret, og man kunne mærke behovet for atter at kunne møde, både for kursister og arrangører. Tirsdag, den 28. september gæstede f.eks. Annelene Vestergårds »På opdagelse i min kommune Esbjerg«-hold fuldtalligt politistationen. Politiet havde også lagt kræfter i arrangementet, hvor mange forskellige grene af styrken medvirkede. Besøget trak ud til efter kl. 13.00 mod annonceret kl. 11.30! Det var begejstrede deltagere, som forlod politigården.
Set på årsbasis var der dog en nedgang i deltagertallet, da hele forårssæsonen faldt ud. Året sluttede med 4.645 deltagere til 125 forskellige formidlingsaktiviteter. Blandt dem havde der været mange lokale skoleklasser, men Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev også besøgt af udenbys skoler, der lagde statsministerielle corona-kompensationspenge her i byen. Et helt specielt besøg fandt sted mandag, den 20. september kl. 16.10-17.15, hvor Folketingets Præsidium med embedsmænd og ledsagere, i alt 16 mand, aflagde arkivet et improviseret besøg. De kom før aftalt og blev længere end forventet, og spørgelysten var stor.
Med nedlukninger og restriktioner kom hjemmesiden til at spille en afgørende rolle for forbindelsen til omverdenen. I løbet af 2021 påbegyndte vi arbejdet med at omlægge hjemmesiden til nyt design i lighed med Esbjerg Kommunes hjemmeside esbjerg.dk. Arbejdet foregik i tæt samarbejde med Kommunikationsafdelingen og kommunens øvrige webredaktører for at sikre en mere ensartet tilgang til struktur, formuleringer m.v. I løbet af processen er opstået nogle uafklarede spørgsmål, som adskiller sig fra de øvrige, da vores hjemmeside skal afspejle Esbjergs historie og formidlingen af den, mens de fleste andre sider indeholder ”her-og-nu”-oplysninger om de enkelte områder. Det betyder, at vi blandt andet skal have en løsning på søgningen i databaser, om ikke-webtilgængelige filer (PDF-filer) skal gøres tilgængelige og på hvilken måde. Helt konkret betyder det, at databasernes indhold skal lægges over i et andet og mere sikkert database-format, og at der skal tages stilling til hvilke PDF-filer, der skal gøres webtilgængelige.
Den nuværende hjemmeside – eba.esbjergkommune.dk - vedligeholdes ikke længere, og fra 31. december 2021 er det slut med at søge i databaserne på hjemmesiden. Der kan heller ikke udsendes mails til medlemmerne af nyhedsgruppen. Det er ved årsskriftet 2021/2022 uvist, hvornår den nye hjemmeside vil være fuldt fungerende igen.
Vi fik dog komplette oplysninger om brugen af hjemmesiden i 2021. Den havde 23.133 besøg - heraf 12.085 unikke besøgende, og 578 var tilbagevendende besøgende (dvs. besøgende, som har anvendt cookies, og vender tilbage derfra. Hvis cookies er slettet eller pågældende benytter en anden browser eller enhed, tæller det som en ny bruger). Der var 719.346 sidevisninger. Det største antal besøgende - 94,7% - kom fra Danmark, 1% fra Norge, 0,9% fra USA, 0,8% fra Tyskland, 0,6% fra Sverige, 0,3% fra Storbritannien, 0,2% fra Kina og Spanien, og resten (= ca. 0,1%) kom blandt andet fra Færøerne, Canada, Thailand, Frankrig, Holland, Australien, Island og Grønland. 10.286 besøgende har valgt siden direkte, 11.652 via søgemaskiner, 774 via sociale medier (Facebook) + 261 via eksterne henvisere (blandt andet facebook.com, rba.esbjergkommune.dk, slaegtsoglokalhistorie.dk, esbjergkommune.dk og rakker.dk).
Den gennemsnitlig besøgsdybde (dvs. hvor mange sider har den enkelte besøgende set) er 31,1 sider (36,7% har set en enkelt side, 11,1% har set 2 sider og 23% har set 10 sider og derover). Den gennemsnitlig besøgslængde var 10,09 min. (lavest i maj med 5,58 min. og højst i juni med 17,53 min.).
Blandt de ti mest populære sider var:
- Simpel søgning: Borgerdatabase 1924
- Søgeresultater
- Simpel søgning: Borgerdatabase 1912
- Esbjerg Byhistoriske Arkiv: Forside
- Simpel søgning: Borgerdatabase 1914
- Simpel søgning: Borgerdatabase 1917
- Simpel søgning: Borgerdatabase 1909
- Simpel søgning: Borgerdatabase 1919
- Esbjerg Databaser
- Simpel søgning: Borgerdatabase 1906
Den 17. december trådte en ny nedlukning i kraft, som strakte sig ind i det nye år. Vi havde planlagt en »nytårskur« og lavet årsudstillingen Fra alle jer til os 2020 og 2021, men alt det fik vi umiddelbart kun selv fornøjelse af. Ellers var der kun click-og collect-handlen, mailboksen og telefonen at passe resten af 2021.